Escritos
B. Piropo
Internet:
< Coluna em ForumPCs >
Volte de onde veio
03/07/2006
< Usabilidade IV: MS Office 2007 >

Nesta série de colunas vimos discutindo, sob o ponto de vista da melhoria (ou não) da usabilidade, as alterações implementadas pela Microsoft nas interfaces das futuras versões, ainda em fase “beta”, de seus dois produtos mais importantes: o sistema operacional Windows e o pacote de aplicativos Office.

Na coluna anterior discutimos as alterações do Vista. Nesta, discutiremos as do Office. Mas, antes das alterações propriamente ditas, vale a pena conhecer as razões que levaram a MS a implementá-las, ao menos no que diz respeito ao Office. Afinal, trata-se de um produto que, segundo < http://www.dashes.com/anil/2006/06/19/office_2007_is_ > artigo de Anil Dash, apenas no ano passado gerou uma receita de 11,5 bilhões de dólares americanos para a empresa, ou seja, a bagatela de quase um bilhão de dólares por mês, com previsão de exceder esta receita no corrente ano apesar de o mercado já estar ciente do lançamento de uma nova versão em 2007. E em um produto que movimenta esta massa de recursos não se mexe impunemente. Então, por que mudar?

No sítio da Microsoft britânica há um interessante artigo que discute o assunto, < http://www.microsoft.com/uk/atwork/office/betaundercover.mspx > “Introducing the Beta Undercover Reporter”. Logo na introdução a empresa comenta que quando o Word, primeiro aplicativo do pacote Office, foi lançado há 17 anos, oferecia menos de cem funções em sua estrutura de menus. Hoje, a versão corrente do mesmo Word incluída no Office 2003, oferece mais de 1.500 funções, ainda distribuídas na mesma estrutura de menus. O que torna praticamente impossível encontrar todas elas.

Uma prova disto é o levantamento feito pela equipe de desenvolvimento da futura versão, o Office 2007, sobre as melhorias mais desejadas pelos usuários do pacote. Para surpresa dos pesquisadores, noventa porcento das funções que os usuários solicitavam “incluir” no pacote já faziam parte dele. E eram ignoradas pelos usuários simplesmente porque não sabiam encontrá-las. Portanto, algo precisava ser feito. E foi.

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Figura1: Word do Office 2007

As mudanças, como qualquer usuário de Word pode perceber do exame superficial da Figura 1 que mostra a nova janela do programa, foram radicais e, aparentemente, eficazes. Dash comenta, no artigo citado, que “ao alterar tão radicalmente a interface do Office 2007 a Microsoft fez a mais arriscada das apostas na história do software comercial”. E acrescenta: “eu penso que eles vão ganhar a aposta”.

Citando textualmente o artigo da própria MS   (em português, que recomendo enfaticamente a quem estiver interessado em uma breve descrição das mudanças) < http://www.microsoft.com/brasil/2007office/ui/overview.mspx > “A Nova Interface de Usuário do Microsoft Office”: “Ao planejar o lançamento do Microsoft Office 2007, antes chamado de Office ‘12’, queríamos tornar as aplicações do Microsoft Office principalmente mais fáceis para se trabalhar. Levando em consideração os dados de usabilidade extensiva e os avanços recentes em hardware e software, a equipe forneceu a mais significativa das atualizações de interface de usuário do Microsoft Office em dez anos. O resultado desse esforço é uma interface que torna mais fácil para as pessoas obterem muito mais das aplicações do Microsoft Office, fornecendo sempre os melhores resultados, e de forma mais rápida”. Veja, na Figura 2, o aspecto na nova “cara” do Power Point, outro dos aplicativos do Office 2007.

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Figura2: Power Point do Office 2007

Em suma: as mudanças foram centradas justamente na usabilidade, tema desta série. Para chegar até elas, os laboratórios de usabilidade (ver a segunda coluna desta série, < http://www.forumpcs.com.br/viewtopic.php?t=174443 > “Usabilidade II: Como aferir”) da MS foram usados à exaustão. E, além dos dados neles coletados, foram analisados igualmente os colhidos por um programa denominado “Customer Experience Improvement Program” através do qual a MS coleta dados diretamente das máquinas de usuários que voluntariamente aceitam dele participar.

Uma descrição do programa, do tipo de dados coletados e da forma pela qual são usados consta do artigo de Jansen Harris < http://blogs.msdn.com/jensenh/archive/2005/10/31/487247.aspx > “Inside Deep Thought (Why the UI, Part 6)”, na verdade parte de uma série de artigos que relata como a interface foi desenvolvida (Harris foi o responsável pela equipe de desenvolvimento). Segundo o artigo, para projetar a nova interface foram analisados dados provenientes de 1,3 bilhões de sessões de uso. Uma curiosidade: no < http://blogs.msdn.com/jensenh/archive/2005/11/07/489864.aspx > artigo seguinte da série, Harris lista, em ordem decrescente, os cinco comandos mais usados em sessões de trabalho no Office 2003; são eles: Colar, Gravar, Copiar, Desfazer e Negrito que, juntos, correspondem a quase um terço do total, sendo que “Colar” sozinho representa 11%.

A leitura deste último artigo (infelizmente, apenas em inglês) é extremamente elucidativa e eu recomendo a quem se interessar pela maneira pela qual interfaces com o usuário são projetadas. Um exemplo, em uma tradução livre do artigo de Harris: “no início nós pensamos em eliminar os botões recortar/colar/copiar da barra de ferramentas já que todos sabíamos que as pessoas usam mais freqüentemente as combinações de teclado Ctrl+X, Ctrl+V e Ctrl+C, o que aliás é verdade; e que a maioria dos usuários de mouse usam os menus de contexto para perfazer estas ações, o que também é verdade; mas o que nós não sabíamos até analisar os dados é que embora a maior parte dos usuários realmente recorram ao Ctrl+V e à entrada “Colar” do menu de contexto, o botão “Colar” da barra de ferramentas ainda recebe mais cliques que qualquer outro; o comando é tão popular que, mesmo havendo formas mais eficientes de acioná-lo, muitos usuários ainda preferem clicar na barra de ferramentas; e os dados (obtidos das sessões de uso) nos permitiram evitar um erro estúpido e crucial”.

Um outro ponto a considerar é a afirmação corrente de que “a maioria dos usuários do Office recorre a apenas dez porcento dos recursos do programa”, uma afirmação que a pesquisa mostrou ser relativamente correta. O que não está correta, no entanto, é a usual conclusão simplista que se costuma tirar dela: que, em virtude disto, noventa porcento dos recursos do pacote são supérfluos. E não está correta por uma razão simples: embora efetivamente a maioria dos usuários se restrinja a cerca de dez porcento dos recursos do programa, a observação mostrou que estes dez porcento jamais são os mesmos, uma vez que cada um deles usa os “seus” dez porcento. Uma conclusão que fica clara examinando a freqüência com que os recursos são usados. Por exemplo: após ordenar os comandos segundo a freqüência de uso, a relação entre as porcentagens de uso do comando de ordem 100 e o de ordem 400 é rigorosamente a mesma que a existente entre as porcentagens de uso dos comandos de ordens 1 e 11. O que mostra que, depois dos dez comandos mais usados, a curva se “achata” consideravelmente, mostrando que a freqüência com que todos os demais comandos são usados é razoavelmente parecida – o que indica que praticamente todos os comandos são usufruídos pelo conjunto de todos os usuários, embora desigualmente distribuídos. Portanto, reduzir o número de comandos e atributos não seria a solução para simplificar a interface, já que um número considerável de usuários seria prejudicado.

As alterações que resultaram de toda esta análise foram discutidas no artigo de Paul Thurrot < http://www.winsupersite.com/reviews/office2007_beta2.asp > “Microsoft Office 2007 Beta 2 Review - Part 1: A New User Interface”. Diz ele: “A Microsoft repensou completamente a interface dos aplicativos. Todos os menus e barras de ferramentas das versões prévias do Office desapareceram, sendo substituídos pelo que a Microsoft chama de uma interface ‘orientada para resultados’. E isto não é apenas ‘conversa mercadológica’. A interface do Office 2007 foi concebida com pouco esforço para se parecer com a velha forma de fazer as coisas. Ela será, ao mesmo tempo, óbvia e confusa, dependendo de seu nível de experiência com versões anteriores. Ela é, se posso me atrever a afirmar isto, a mais inovativa interface com o usuário que a Microsoft jamais produziu”. O curioso é que, mais adiante no mesmo artigo, Thurrot afirma: “o que me pareceu mais interessante na nova Interface do Office é que, a despeito das profundas mudanças, cada um dos programas radicalmente alterados é imediatamente reconhecido como um aplicativo Office”. Se você é usuário Excel, veja se está ou não de acordo com esta afirmação examinando a Figura 3 que mostra a nova janela do programa no Office 2007.

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Figura3: Excel do Office 2007

Ora, uma interface que, segundo a opinião de Thurrot, é “a mais inovativa que a Microsoft jamais produziu” certamente despertará um bocado de controvérsias entre os usuários mais calejados do Office. Pois, como eu que a estou usando diariamente há um par de meses posso afirmar, a “cara” do Office mudou radicalmente (e, depois de uma ou duas semanas exploratórias durante as quais confesso que me senti um tanto perdido, afirmo igualmente que tão logo nos acostumamos com o novo paradigma – ao menos na modesta opinião deste calejado usuário – é impossível achar que a mudança não foi para muito melhor).

Mas vejamos que mudanças foram essas.

O Ribbon

A mudança que mais chama a atenção na nova interface dos aplicativos Office foi o desaparecimento dos menus (exceto de um, sobre o qual falaremos adiante). A estrutura clássica de menus em cascata, na qual clicava-se em um nome de menu para abrir uma cortina com diversas entradas as quais, por sua vez, podiam se expandir em novas entradas e assim por diante, foi-se. E a Microsoft garante que foi-se para sempre. Em seu lugar existe agora o Ribbon.

“Ribbon” é uma palavra do inglês que significa “fita” (como a das antigas máquinas de escrever) ou “tira” (como as de histórias em quadrinhos). Em português (ao menos por enquanto) a MS se refere a ele como Ribbon mesmo (como no já citado artigo < http://www.microsoft.com/brasil/2007office/ui/overview.mspx > “A Nova Interface de Usuário do Microsoft Office”). Ele foi concebido para expor os comandos mais usados de cada aplicativo Office no interior de uma estrutura hierárquica lógica. É subdividido em abas (ou “guias”, no jargão da Microsoft). Cada aba, na verdade, se constitui em um novo ribbon. Veja, na Figura 4, o aspecto do Ribbon do Word do Office 2007 conforme aparece imediatamente após se carregar o programa ou quando se seleciona um trecho de texto: aberto na aba “Home” (que nas primeiras versões beta chamava-se “Write” mas foi alterada para padronizar em “Home” o Ribbon de abertura de todos os aplicativos) que oferece todas as ferramentas necessárias à simples edição de textos.

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Figura 4: Ribbon do Word 2007 na aba “Home”
(com texto selecionado)

Para um observador desavisado pode parecer que a mudança foi apenas cosmética: trocar nomes de menus por abas. Mas basta um par de horas de uso para que se perceba que na verdade ela foi muito além disso. Cada aba do Ribbon exibe um jogo completo de comandos agrupados de forma lógica conforme a tarefa a ser cumprida. Estes comandos, porém, não se apresentam como entradas de menu, mas como conjuntos de ações agrupados funcionalmente. A estrutura hierárquica se divide então em abas que contêm grupos que por sua vez contêm comandos.

O Ribbon reúne apenas aqueles comandos usados com maior freqüência (cuja escolha, convém não esquecer, baseou-se na observação e tabulação de mais de 1,3 bilhão de sessões de uso do programa). Repare, por exemplo, no grupo “Font” da aba “Home” do Ribbon do Word 2007. Ali estão, ao alcance de um único clique, os comandos usuais para formatação de fontes. Mas não todos. Os demais, aqueles necessários porém usados menos freqüentemente (como a alteração do espaçamento entre caracteres de um trecho de texto selecionado), escondem-se na velha conhecida janela “Fonte” (“Font” na versão em inglês, a única disponível no estágio beta). Para exibi-la, basta clicar no pequeno ícone que aparece na extremidade direita da barra título do grupo “Font” (note que no Ribbon as barras título dos grupos aparecem na base do grupo). Todo grupo cujos comandos complementares estão contidos em janelas adicionais (na Figura 4: “Clipboard”, “Font”, “Paragraph” e “Styles”) mostra um desses ícones na barra título.

Figura 5: Janela “Font”

Veja, na Figura 5, o aspecto familiar da janela “Font” (se não lhe parece muito familiar, leve em conta que ela foi capturada na interface da versão beta do Windows Vista).

Apenas para fins de ilustração, veja na Figura 6 alguns dos Ribbons dos diferentes aplicativos Office 2007 (de cima para baixo e de dois em dois: do Word, PowerPoint e Excel). Note que cada Ribbon oferece grupos de comandos distintos e a diferença se manifesta não apenas nos vários Ribbons de cada aplicativo como nos Ribbons de mesmo nome de diferentes aplicativos. Repare nos grupos e nos comandos contidos em cada um deles. A escolha foi feita de tal forma que raramente um usuário precisa ir além dos Ribbons (ou seja, necessita recorrer a uma janela) enquanto está usando o programa. Quase todo o necessário está ao alcance de um clique.

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Figura 6: Ribbons de aplicativos Office 2007

Como já mencionado, para que não se diga que não há mais menus no Office, a Microsoft permitiu a sobrevivência de um único deles: o agora solitário menu “File” que, como de hábito, agrupa as ações mais usuais que afetam arquivos.

No entanto, mesmo sendo o único remanescente, sua aparência é bastante diferente da aparência convencional dos menus das versões anteriores. A começar pela forma de invocá-lo: clicando no logotipo circular do Office (na verdade, um ícone) que aparece no canto superior esquerdo da tela de todos os aplicativos Office.

Um único clique neste ícone abre o menu “File” mostrado na Figura 7 (que exibe o menu “File” do Word; cuja aparência, no entanto, é a mesma do menu “File” dos demais aplicativos). Nele, além das entradas no painel esquerdo correspondentes aos comandos, aparecem no painel direito os arquivos recentemente abertos e, em sua base, os botões “Word Options” (que abre a janela de configuração do programa com suas diversas abas, o equivalente à entrada “Opções” do menu “Ferramentas” do Office 2003) e “Exit Word”, que sai do programa. Incidentalmente: como quase tudo no Office, o menu “File” é sensível ao contexto. Por exemplo: se acionado imediatamente após abrir o programa, sem qualquer documento carregado para edição, ele não mostra a entrada “Convert” (destacada na Figura 7), que permite a conversão de formato do documento. Ela somente aparece quando se carrega um documento para edição ou se abre um documento existente. Antes disso, como não há nada para ser convertido, não há necessidade da entrada e, ao contrário das versões anteriores (onde seu nome apareceria no menu, porém “acinzentado” para mostrar que não estava habilitada), ela simplesmente desaparece para simplificar a interface.

Figura 7: O menu “File” do Office 2007”

 

Guias contextuais

A idéia de eliminar menus e substitui-los por comandos reunidos nos grupos exibidos pelas diversas abas do Ribbon mostra-se excelente no uso diário do programa, mas tem um inconveniente: comandos demais para poucas abas. Para contorná-lo a Microsoft criou as “Guias contextuais”, ou seja, abas cuja exibição é sensível ao contexto (ou seja: somente aparecem quando necessárias).

Assim, ao se abrir o Word, por exemplo, é exibida no Ribbon a aba “Home” com as funções e comandos mais usados durante a edição de um documento de texto. Mas além dela há diversas outras disponíveis como mostra a Figura 4.

Ocorre que este conjunto de abas não é suficiente para conter todos os comandos. Por exemplo: há diversos deles que são usados para formatar figuras e objetos gráficos que não aparecem em nenhuma das abas exibidas na Figura 4. E isto ocorre porque eles estão contidos em uma aba usada apenas para este fim. Mas, da mesma forma que não faz sentido que o menu “File” exiba a entrada “Convert” quando não há documento aberto para ser convertido, não faria sentido manter esta aba aparente quando o foco não está voltado para um objeto gráfico passível de ser formatado. Por isto ela permanece quase sempre oculta, aparecendo apenas quando necessária. E, em benefício da usabilidade, para que ela apareça não é preciso qualquer ação do usuário além de simplesmente selecionar o objeto para cuja formatação ela pode se útil.

Compare as figuras 4 e 7 e veja o que ocorreu imediatamente após eu haver selecionado um objeto gráfico (no caso, uma simples figura) previamente inserido no documento. Note, na Figura 7, à direita da aba “Developer”, o surgimento de uma nova aba, “Format” (selecionada), abaixo do grupo “Picture Tools” (parece estranho, mas trata-se de um grupo de uma única aba) com as ferramentas necessárias para formatar a figura. A isto a Microsoft denominou de “guias contextuais”, abas sensíveis ao contexto que somente aparecem (e o fazem automaticamente) quando necessárias, ou seja, quando detectam um contexto no qual podem ser úteis.

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Figura 8: Ribbon do Word 2007 com uma figura selecionada

Objetos gráficos não são os únicos que provocam o aparecimento de guias contextuais. Por exemplo: se, no Word, o usuário recorrer à aba “Insert” para inserir uma tabela ou se mover o cursor de edição para uma tabela previamente inserida, o “Ribbon” apresenta imediatamente o grupo “Table Tools” (veja-o na Figura 9), com suas abas “Design” e “Layout” específicas para a edição e formatação de tabelas (que só são acessíveis nestas circunstâncias). Assim, não apenas o usuário é dispensado de procurar por elas, que aparecem sempre que necessárias, como também não precisa se preocupar com sua presença quando desnecessárias, já que somente são exibidas caso uma tabela seja inserida ou selecionada. Este é um bom exemplo de aplicação do conceito de “interface orientada para resultados”.

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Figura 9: Ribbon do Word 2007 com uma figura selecionada

Atalhos de teclado

Neste ponto talvez você, que como todo usuário experiente acha muito mais eficaz recorrer ao teclado sempre que possível para acelerar seu trabalho, esteja começando a pensar que tudo isto é um retrocesso já que aparentemente todas as ações são obtidas através de cliques de mouse.

Ledo engano. Ledo e duplo.

Ledo porque, tanto quanto me foi dado perceber, os velhos conhecidos atalhos de teclado foram mantidos. Todos, sem exceção, desde os banais Ctrl+C / Ctrl+V para cortar e colar até os mais arcanos, como Shift+Ctrl+G para contagem de caracteres, palavras, linhas, parágrafos e páginas (embora a nova interface ofereça uma forma muito mais simples de fazê-lo).

E duplo porque os Ribbons estão altamente integrados com o teclado, permitindo que todos os seus comandos sejam executados sem ajuda do mouse. E de uma forma extremamente inteligente.

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Figura 10: Atalhos de teclado do Ribbon “Home”

Repare nos dois flagrantes do Ribbon “Home” do Word exibidos na Figura 10. Note as letras que aparecem junto às abas na figura de cima. Elas apareceram assim que eu acionei a tecla Alt. Cada uma delas representa um atalho de teclado para sua aba. Assim, se após acionar Alt eu acionar a tecla correspondente à letra “H” de meu teclado alfanumérico, o resultado é o exibido na figura de baixo: o Ribbon “Home” selecionado e letras, ou pares de letras, exibidas ao lado de cada comando. Sim, acioná-las invoca imediatamente o comando correspondente. Então se eu desejar, por exemplo, alinhar o parágrafo corrente à esquerda, basta acionar sucessivamente as teclas Alt, “H”,  “A” e “L” (estas são as letras de acionamento na versão em inglês, intuitivas por serem as iniciais, respectivamente, de “Home”, “Align” e “Left”; na versão em português é possível que outras letras sejam escolhidas). E nem ao menos é preciso fazer qualquer esforço para memorizar o atalho: após acionar Alt, as letras correspondentes às demais  teclas vão sendo exibidas passo a passo ao lado do comando correspondente do Ribbon, como mostra a Figura 10. Ou seja: quem assim o desejar pode usufruir integralmente as facilidades da nova interface, inclusive recorrendo ao Ribbon, sem jamais afastar os dedos do teclado.

Galerias e Visualização ao vivo

Outra mudança importante foi o advento das galerias. Que, na verdade, não são, por si mesmas, uma grande novidade. “Galeria” é o nome atribuído pela MS a um enorme conjunto de “modelos” ou “gabaritos” para a execução de determinadas tarefas. Já havia vestígios delas no Office 2003, particularmente no PowerPoint. E, quem usa o Word, pode fazer uma boa idéia do que sejam as galerias ao se reportar à entrada “AutoFormatação de Tabelas” do menu “Tabelas”: um conjunto de modelos de formatação de tabelas “semiprontos” à disposição do usuário, que pode escolher o modelo desejado simplesmente clicando na entrada correspondente da janela que exibe os modelos.

Portanto, a novidade não são as galerias propriamente ditas, mas sim o fato de elas agora estarem disseminadas por praticamente todos os Ribbons de todos os aplicativos e oferecerem modelos “semiprontos” para a execução de uma enorme gama de tarefas cotidianas.

No novo Office há galerias de modelos para quase tudo. Por exemplo: aquele conjunto de três estilos que aparece no grupo “Styles” da aba “Home” de todas as figuras que mostram o Ribbon é um trecho de uma galeria de estilos. Pode-se escolher estilos diretamente ali, fazendo “rolar” os diferentes estilos clicando nas setas para cima e para baixo à direita do grupo ou pode-se clicar na seta dupla que aparece abaixo destas duas últimas para abrir a janela com um conjunto maior de estilos visando facilitar a escolha (veja a janela na parte superior da Figura 11). Da mesma forma, o conjunto de tabelas que aparece no grupo “Table Styles” do Ribbon “Design” da Figura 9 também é uma galeria (cuja janela, aberta, é mostrada na parte inferior da Figura 11). E há galerias até mesmo para tarefas razoavelmente complexas como criar uma página de rosto para um documento (neste último caso cuja janela, mostrada na parte central da Figura 11, é aberta clicando-se no ícone “Cover page” do grupo “Pages” da aba “Insert” do Ribbon de qualquer aplicativo).

Estas são apenas três das dezenas de “Galerias” oferecidas pelo Office. Há muitas outras que vão desde temas, fontes e gráficos para planilhas Excel até bordas e efeitos para serem aplicados nos objetos incluídos nos slides PowerPoint.  Do ponto de vista da usabilidade, são um achado. Como os modelos que oferecem foram concebidos por profissionais especializados, permitem mesmo ao usuário inexperiente gerar um documento com aspecto profissional desde que escolha os modelos com proficiência e bom gosto.

Figura 11: Galerias de estilos, páginas de rosto e tabelas

Mas a grande vantagem das galerias aparece quando são combinadas com uma outra característica absolutamente inovativa introduzida na nova interface do Office: a “Visualização ao vivo” (em inglês, “Live preview”).

A visualização ao vivo consiste na capacidade que têm os aplicativos do Office de exibir as alterações desejadas antes mesmo que elas sejam implementadas. Vamos tentar explicar como isto funciona através de ilustrações.

Repare na Figura 12. Ela consiste de quatro capturas de telas executadas sucessivamente na ordem “da esquerda para direita, de cima para baixo”. A primeira tela capturada corresponde então à mostrada no canto superior esquerdo.

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Figura 12: visualização ao vivo de estilos

A tela mostra um texto sendo editado com uma linha selecionada. A linha contém apenas o título, “Introdução”. O ponteiro do mouse está visível, dentro da área de edição. Repare também no Ribbon, mais exatamente no grupo “Styles” da aba “Home”. Nenhum dos estilos está selecionado. Agora examine a tela do canto superior direito da figura. Note que o ponteiro do mouse agora repousa sobre o retângulo correspondente ao estilo “Heading 2”, que agora está no interior de uma moldura laranja para indicar que está selecionado. E veja que a linha selecionada no texto foi formatada justamente no estilo correspondente a “Heading 2” e este efeito foi obtido sem que eu clicasse sobre o estilo, apenas repousasse o ponteiro do mouse sobre o retângulo correspondente. Veja agora as duas telas da parte inferior da figura. Localize o ponteiro do mouse (sobre um dos estilos), veja que o estilo correspondente agora está selecionado e que a linha “Introdução” é formatada de acordo com este estilo. E não se esqueça que em nenhum momento eu executei qualquer clique, apenas movi o ponteiro de um estilo para o outro dentre os disponíveis na galeria. Enquanto faço isto, o trecho de texto selecionado vai se alterando de acordo. Caso eu encontre algum estilo que me agrade, basta – então sim – clicar sobre ele que a linha selecionada imediatamente assumirá o estilo escolhido. Se não, basta mover o ponteiro do mouse para fora da galeria que o texto permanecerá como estava.

Um ponto importante a considerar no que toca à visualização ao vivo é que ela não funciona apenas quando combinada com as galerias. Ao contrário, ela permite visualizar (sem alterar) qualquer tipo de modificação ou formatação, inclusive fontes. Veja, na Figura 13, como a formatação da fonte do trecho de texto selecionado muda com o simples arrastar do mouse sobre a lista de fontes do grupo “Font” da aba “Home” do Ribbon do Word.

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Figura 13: visualização ao vivo de fontes

Para se ter uma idéia do que significa isto em termos de usabilidade basta lembrar que o Office 2007 oferece uma enorme quantidade de galerias e parâmetros que podem ser alterados e que todas as alterações podem ser examinadas e avaliadas antes de serem aplicadas ao documento através da visualização ao vivo. Que, como afeta sempre o trecho selecionado, pode ser visualizada em uma linha, um parágrafo, uma tabela, uma figura ou até mesmo no documento inteiro, dependendo da extensão da seleção.

No uso diário que tenho feito do pacote Office 2004 nestes últimos meses eu tenho recorrido corriqueiramente à visualização ao vivo e, com meus mais de vinte anos de uso diário de computador pessoal, jamais vi característica que facilite mais o uso de um programa. A conjugação das galerias com a visualização ao vivo corresponde a um gigantesco avanço na usabilidade dos programas do pacote Office.

Pequenos confortos

Mas não é apenas com avanços gigantescos que se conseguem melhorias na usabilidade. Há também os pequenos confortos, detalhes aparentemente desimportantes mas que facilitam muito as tarefas diárias, principalmente aquelas de natureza repetitiva.

Um bom exemplo é a “Mini Toolbar”, uma barra de ferramentas flutuante que surge aparentemente do nada.

Funciona assim: você está trabalhando em um documento no Word e, em um dado momento, efetua a seleção de um trecho de texto. Por que teria você feito isto? Bem, na maioria das vezes seleções são feitas para alterar a formatação. Seja para destacar o trecho em itálico ou negrito, seja para alterar seu alinhamento, seja para mudar o tamanho ou tipo da fonte ou algo parecido. Ou então para copiar o estilo do trecho selecionado com o objetivo de transpô-lo para outro. Pois bem: estas ações são tão comuns que, assim que uma seleção é feita em um documento do Office 2007, imediatamente aparece logo acima dela uma pequena barra de ferramentas, a “Mini Toolbar”, oferecendo ferramentas para executar um pequeno conjunto de ações (veja, na Figura 14). Note que não é preciso clicar, arrastar ou tomar qualquer providência para que a barra se apresente: basta efetuar a seleção que ela surge sem aviso, silenciosa e branca como a bruma. Quer usar uma de suas ferramentas? Clique nela e a alteração será feita imediatamente no trecho selecionado. Não quer? Esqueça. Basta mover o ponteiro do mouse para longe do trecho selecionado que a barra desaparece.

Figura 14: Mini Toolbar

A “Mini Toolbar” é um exemplo de como se pode conceber algo que seja ao mesmo tempo simples e útil. Para o usuário desavisado, no início ela parece um estorvo. Uma barra de ferramentas que surge inopinadamente, aparentemente do nada, sem que se tenha pedido, parece atrapalhar mais que ajudar. Mas logo acostuma-se com seu uso e só então se percebe como ela é útil e facilita o trabalho. Grau dez em usabilidade.

Outra coisa simples e útil é a chamada “Quick Access Toolbar”, uma pequena barra de ferramentas altamente personalizável que fica acima (ou abaixo, conforme o gosto do freguês) do Ribbon. Veja a minha, assinalada em vermelho, na Figura 15.

Figura 15: Quick Access Toolbar

A Quick Access Toolbar é aquilo que se poderia chamar de conforto adicional. Nasceu da observação das sessões de uso dos aplicativos do Office, quando se constatou que, fora da relação dos dez ou vinte comandos mais populares, os comandos mais usados por mim não são necessariamente os mais usados por você. Na verdade a observação mostrou que devem ser bastante diferentes. Sendo assim, os desenvolvedores da nova interface do Office decidiram incluir uma barra de ferramentas bem à mão, na qual cada um de nós pudesse incluir os comandos que quiséssemos. E da forma mais simples possível: basta clicar na pequena seta para baixo à direita da barra, acionar a entrada “Customize Quick Access Toolbar” no menu de contexto e escolher o comando desejado na relação de comandos que então aparece. É simples assim (evidentemente, comandos adicionados podem ser removidos com a mesma facilidade). Uma forma eficiente de cada usuário colocar seus comandos preferidos sempre ao alcance de um clique do mouse. E melhorar a usabilidade.

A nova interface do Office oferece ainda outros “pequenos confortos”, como o ajuste do tamanho do texto na tela (“zoom”) através de um controle deslizante na barra de status e a exibição do número de palavras do texto continuamente atualizada nesta mesma barra de status (um clique neste ponto da barra abre a janela “Word count”, que mostra além do número de palavras, o de caracteres, linhas, parágrafos e páginas, um recurso de inestimável valor para quem escreve profissionalmente e tem que “ajustar” os textos ao tamanho disponível no jornal ou revista). Mas, neste ponto, esta coluna já está com mais de cinco mil palavras, ainda falta muita coisa para conclui-la e não vai ser possível descer a mais detalhes...

Sistema de ajuda

O ponto que mais chama a atenção no novo sistema de ajuda do Office 2007 é a melhoria das “Tool Tips”, aqueles pequenos retângulos amarelos que, nas versões anteriores, se abrem automaticamente alguns segundos depois que se pousa o ponteiro do mouse sobre um ícone de uma barra de ferramentas, exibindo o nome da ferramenta. No novo Office 2007, não apenas elas são exibidas para todas as ferramentas de todos os grupos das diversas abas do Ribbon como também sofreram uma alteração radical. Agora, os retângulos amarelos foram substituídos por janelas “de verdade” que incluem uma explicação, resumida porém adequada, sobre a função da ferramenta. Veja, na Figura 16, o aspecto da “Tool Tip” que se abre quando se pousa o ponteiro do mouse sobre a ferramenta SmartArt.

Figura 16: “Tool Tip” do Office 2007

Mas se esta é a mudança mais aparente do sistema de ajuda, certamente não é a mais radical. Pois acontece que todo o sistema de ajuda do Office 2007 foi reformulado. A clássica janela de ajuda subdividida em painéis desapareceu e foi substituída pelo “Help Viewer”, que congrega todas as funções dos painéis em uma única janela que, quando se está conectado à Internet, se comunica permanentemente com o “Office Online”, um gigantesco sistema de ajuda da MS sempre atualizado.

Com o “Help Viewer” pode-se não somente obter ajuda sobre a execução de tarefas nos aplicativos como também, através do Office Online, consultar artigos e dicas pertinentes ao problema, obter “clip arts” e gabaritos, realizar treinamento em tempo real, “baixar” programas auxiliares e receber serviços diretamente da MS. Pode-se obter qualquer tipo de informação que ajude a dominar as novas características do programa, inclusive vídeos demonstrativos das inovações, sem sair do programa e sem abandonar o “Help Viewer”. E pode-se efetuar qualquer busca e “download” do Office Online “de dentro” de qualquer aplicativo do Office.

Os finalmentes...

Para encerrar, algumas observações sobre esta coluna que me parecem pertinentes.

Se você, como eu, está usando a versão beta do Office 2007 e acha que a coluna deveria ter mencionado alguns avanços dos aplicativos, como a possibilidade de gravar arquivos tanto no formato proprietário do Word quanto nos formatos XML (aberto) e PDF (da Adobe, embora este último formato talvez não seja incluído na versão final por depender de entendimentos com a Adobe), lembre que ela não é uma “avaliação de produto” mas se restringe apenas a comentar as alterações sofridas pela interface e que afetam a usabilidade do pacote. E, ainda assim, exclusivamente do ponto de vista do usuário, uma vez que, embora usuário calejado do Office, que faz parte de minhas atividades diárias há mais de dez anos, não sou um especialista em usabilidade. Portanto dei destaque às inovações que mais chamaram minha atenção e exclusivamente àquelas ligadas à usabilidade do produto, assunto da série de colunas.

Talvez usuários de outros sistemas operacionais e outros pacotes de aplicativos encontrem semelhanças em algumas das características por mim classificadas como inovações do Office com aquelas a que já estão acostumados a usar em seus programas prediletos. Comentários do tipo “mais isso ou aquilo já vem sendo usado por tal ou qual programa há décadas e só agora a MS descobriu...” surgirão inevitavelmente, insinuando ou afirmando que a Microsoft se inspirou (ou copiou, ou plagiou, ou roubou, não importa o verbo) nos referidos programas para implementar as características no Office. Se isto ocorrer, convém lembrar que o assunto aqui não é comparar o Office 2007 com seus concorrentes, mas com as versões anteriores do mesmo pacote Office, já que o objetivo é avaliar a evolução da usabilidade do produto. Mesmo porque, para o usuário, não faz a menor diferença se a nova característica é original ou se foi copiada, plagiada, roubada ou inspirada em outro produto. Tudo o que ele quer saber é se ela introduz ou não alguma melhoria na usabilidade, não importando qual sua origem.

Finalmente, penso que a forma mais adequada de encerrar a coluna é oferecer meu testemunho sobre a experiência de usar o Office 2007 diariamente por um par de meses. E não pretendo com isto supervalorizar minha opinião pessoal, muito pelo contrário: ela tem tanto peso e valor quanto a de qualquer outro usuário do Word. Mas, no meu caso particular, trata-se de um usuário que não apenas tem mais de dez anos de experiência de uso cotidiano do pacote, que usa regular e profissionalmente seus três principais aplicativos (Word, Excel e PowerPoint) e que vem se dedicando a anos a “garimpar” funções e atributos ocultos para produzir “dicas” (editei durante quase dez anos a seção “Dicas do Piropo” no suplemento “Informática Etc” do jornal O Globo e acabo de publicar o livro “Dicas do Piropo” pela editora Campus, justamente uma coletânea de dicas sobre Windows e sobre os aplicativos do pacote Office). Portanto, mesmo não sendo especialista no assunto, considero minha opinião suficientemente abalizada para trazê-la a público. Então lá vai:

Venho acompanhando, versão após versão, a evolução do pacote Office há mais de dez anos. Em todo este período, jamais vi alterações tão profundas na interface do produto de uma versão para a seguinte como as ora implementadas na futura versão 2007.

Quando um usuário experiente de um produto se vê diante de uma nova versão radicalmente diferente daquele a que está acostumado, inevitavelmente sente uma certa aversão inicial. Afinal, ele gastou anos aprendendo a usar aquilo, descobrindo onde estão os comandos e como acioná-los, garimpando informações ocultas e, de repente, descobre que tudo isso simplesmente desapareceu. E, pior: depois da aversão, aflora a desorientação. Onde estão meus menus? Como executar minhas tarefas? Por que cargas d’água resolveram mexer em algo que funcionava tão bem?

Comigo não foi diferente. Foi exatamente assim que me senti quando instalei o novo Office 2007. Mas, não obstante, decidi experimentá-lo. Porque, indiscutivelmente, embora totalmente diferente, a nova interface era bastante atraente. E pus mãos a obra.

Pois bem: em questão de dias as dificuldades iniciais foram sendo paulatinamente superadas. Logo percebi que o sistema de “Ribbons” é muito mais simples de usar que a estrutura de menus hierárquicos. A desorientação que sentia ao não encontrar os comandos a que estava acostumado foi desaparecendo à medida que esses mesmos comandos surgiam sozinhos assim que eu precisava deles (graças ao recurso das “Guias contextuais”). Nos primeiros dias, cada vez que fazia uma seleção e aparecia a “Mini Toolbar”, eu achava que aquela barra que surgia do nada só servia para atrapalhar. Mas em pouco tempo me descobri usando cada vez com maior freqüência suas ferramentas em vez das oferecidas no “Ribbon”. E, pouco a pouco, fui encontrando os novos recursos do programa e me acostumando a usá-los.

Uso regularmente duas máquinas “de trabalho” ligadas em rede a uma terceira, que funciona basicamente como servidor de arquivos. Em uma delas, a máquina “de produção”, tenho instalado os programas “convencionais”, entre os quais o Windows XP e o Office 2003. Na outra, a máquina “de teste”, ficam as versões dos programas que estou testando. No momento, nesta segunda, entre outras, estão instaladas as versões beta do Vista e o Office 2007. Pois bem: em menos de dois meses, troquei definitivamente o Office 2003 pelo 2007. Apesar de ambos os produtos (Vista e Office 2007) ainda estarem na versão beta, têm demonstrado que são suficientemente confiáveis, robustos e estáveis para que possam ser usados “na produção”. Resultado: tenho trabalhado regularmente na máquina “de teste”, deixando a “de produção” apenas para atualizar correio eletrônico e tarefas administrativas.

No início fazia isto por obrigação. Afinal, precisava testar os programas não apenas para decidir se devo ou não migrar para eles quando forem lançados como também porque pretendia escrever sobre eles. Agora, uso o Office 2007 diariamente “na produção” porque me dei conta que é muito mais fácil e prazeroso trabalhar com ele que com seu antecessor.

Pode ser que me engane, mas acho que esta ainda é a melhor forma de aferir a usabilidade de um produto.

Coluna anterior: < http://www.forumpcs.com.br/viewtopic.php?t=175440 >Usabilidade III: Windows Vista

Próxima coluna: Em breve.

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B. Piropo


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